מערכת ניהול לצלמים שמתחילה ביומן ונגמרת בגלריה

יומן לצלמים עם תזכורות שיוצאות לבד

היומן הוא הנקודה שבה ניהול עסק צילום מתחיל, כי כל דבר אחר נגזר מתאריך: מתי הצילום, מתי הפגישה, מתי צריך להזכיר. ביומן של Light Studio כל אירוע, צילום או פגישה, נושא עד חמש תזכורות, וכל תזכורת עונה על שלוש שאלות: למי, באיזה ערוץ, וכמה זמן לפני. הודעת תזכורת ללקוחות יוצאת במייל או ב-SMS, ותזכורת לצלם יוצאת במייל או כהתראה בנייד. את הזמן קובעים בדקות, בשעות, בימים או בשבועות לפני האירוע.

• שבוע לפני הצילום: מייל ללקוח שמזכיר את הצילום, עם הוראות ההכנה שלכם.
• יום לפני: SMS קצר ללקוח, כי ביום שלפני הודעת טקסט נפתחת יותר ממייל.
• שעתיים לפני: התראה בנייד לכם, לפני שיוצאים מהבית.
• בבוקר של פגישת תיאום: מייל לעצמכם עם ההערות שרשמתם על האירוע.

כדי שלא תגדירו את זה מחדש בכל אירוע, יש תבנית ברירת מחדל: קובעים פעם אחת אילו תזכורות כל אירוע חדש מקבל, ומצרפים הוראות הכנה ללקוח, מה ללבוש, מה להביא, איפה נפגשים. כל צילום חדש ביומן יורש את התבנית, ובאירוע מסוים אפשר לשנות או למחוק. תזכורת ללקוח לפני צילום היא ההודעה שהכי קל לשכוח בשבוע עמוס, וכאן היא יוצאת בלי שתזכרו.

ניהול לקוחות לצלמים: טבלה אחת, סטטוס לכל לקוח

ניהול לקוחות לצלמים לא צריך אינסוף שדות. הוא צריך טבלה אחת שעונה, בלי לגלול, על השאלה איפה עומד כל לקוח. בלוח הבקרה כל לקוח הוא שורה: שם, טלפון, מייל, והסטטוס של הגלריה האחרונה שלו. כרטיס הלקוח מרכז את הגלריות, התשלומים וההזמנות שלו, והצילום שלו יושב ביומן עם קישור אליו.

הסטטוס הוא צינור של חמישה שלבים: נשלח, נצפה, הבחירה הוגשה, בעריכה, נמסר. שלושת הראשונים מתעדכנים לבד, כשהלינק יוצא, כשהלקוח פותח אותו וכשהוא שולח את הבחירה שלו. את השניים האחרונים אתם מסמנים כשמתחילים לערוך וכשמוסרים. ככה יודעים בלי לשאול מי עוד לא פתח את הגלריה שקיבל לפני שבועיים, ומי מחכה לתמונות הערוכות. ואם אתם מעדיפים לכתוב במקום ללחוץ, לייטי, העוזר של המערכת, עונה על שאלות על החשבון ומכין לקוח, גלריה או אירוע ביומן ממשפט אחד, ואתם רק מאשרים.

מעקב תשלומים לצלמים: מחיר שסוכם, תשלומים, יתרה

מעקב תשלומים לצלמים ב-Light Studio הוא מחברת, לא מערכת חיוב. על כרטיס כל לקוח רושמים את המחיר שסוכם, ומתחתיו כל תשלום שהתקבל: סכום, תאריך והערה, למשל "מקדמה", "מזומן ביום הצילום" או "העברה בנקאית". המערכת מחשבת את היתרה ומראה כמה שולם מתוך כמה. זו כל הפונקציה, ובכוונה.

חשוב לומר בבירור מה אין כאן: המערכת לא מפיקה חשבוניות או קבלות, לא גובה כסף מהלקוח ולא שולחת לו דרישת תשלום, ואין בה הצעות מחיר או חתימה דיגיטלית על חוזה. את החשבונית מפיקים בתוכנת החשבוניות שאתם כבר עובדים איתה, והכסף עובר ישירות ביניכם ללקוח כמו תמיד. המחברת עונה על שאלה אחת, בלי לפתוח אקסל: מי שילם, כמה, ומה נשאר.

מה עושים אם לקוח לא משלם

רוב הלקוחות משלמים. הבעיה מתחילה כשהיתרה מתגלה רק אחרי שהתמונות הערוכות כבר אצל הלקוח, כי אז אין לכם שום מנוף חוץ מהודעות. התשובה לשאלה מה עושים אם לקוח לא משלם היא ברובה מה עושים לפני: ארבעה הרגלים שסוגרים את רוב המקרים עוד לפני שהם נהיים בעיה.

• מקדמה לפני הצילום. תאריך ביומן לא נסגר בלי מקדמה, ורושמים אותה במחברת התשלומים ביום שהיא נכנסת. מי ששילם מקדמה כמעט תמיד משלים את היתרה.
• חוזה חתום. מה כלול, מתי משלמים, ומה קורה עם התמונות עד לתשלום המלא. המדריך לחוזה צילום שמקושר בתחתית העמוד מפרט מה צריך להיות בו.
• היתרה גלויה. לפני שיוצרים גלריית מסירה מסתכלים על כרטיס הלקוח. אם כתוב שם שנשאר לשלם, גלריית הבחירה כבר יצאה מזמן, וגלריית המסירה מחכה עד שהיתרה נכנסת. זה המנוף האמיתי, ולכן חשוב שהמספר יהיה מול העיניים ולא בפנקס.
• תזכורת אחת, עניינית. הודעה קצרה עם הסכום, לאן להעביר ועד מתי, בלי נימה של עלבון. אם רוצים שהמערכת תזכיר לכם, מוסיפים ביומן פגישה ביום שבו היתרה אמורה להיכנס, עם תזכורת לעצמכם במייל או בהתראה.

הגלריות והחנות: החלק שהלקוח רואה

אחרי היומן, הלקוחות והתשלומים מגיע החלק שבגללו רוב הצלמים מגיעים בכלל למערכת לצלמים: הגלריה. הלקוח מקבל לינק פרטי במייל, ב-SMS או בוואטסאפ, פותח אותו בנייד בלי הרשמה, בלי אפליקציה ובלי קוד, מסמן תמונות, כותב הערה על תמונה אם יש לו, ושולח. אתם רואים בטבלה שהגלריה נצפתה ושהבחירה הוגשה, ומקבלים אותה כרשימה מסודרת עם הערות הלקוח ליד כל תמונה, במקום הודעת וואטסאפ עם מספרים.

• העלאה בגרירה ישירות לאחסון, אלפי תמונות בבת אחת, וניקוי חכם שמוצא כפילויות ותמונות מטושטשות לפני השליחה.
• תיקיות, 11 עיצובים לגלריה, תמונת שער, תאריך תפוגה, מגבלת בחירה, והורדות שפותחים או סוגרים לכל גלריה בנפרד.
• גלריית מסירה לתמונות הערוכות, עם השוואת לפני ואחרי לכל תמונה, וידאו עד 5GB באותה גלריה, והורדת ZIP.
• לוגו של הסטודיו או טקסט מעל התמונות בגלריית הבחירה, כשכבה בתצוגה ולא בקובץ: עוצר שמירה מזדמנת, לא מישהו שממש מתאמץ.
• זיהוי פנים: אתם מריצים אותו על הגלריה, וכל אורח או הורה מסנן בלחיצה את התמונות שהוא מופיע בהן.

בתוך הגלריה של הלקוח יש גם חנות: הדפסות ואלבומים שמיוצרים אצל ספקים בישראל, והלקוח מזמין ומשלם בשקלים. הצלם לא משלם עמלה על הזמנות מהחנות, בכל התוכניות. אלבום עובר תהליך עיצוב עם הגהה: הלקוח מקבל את הכפולות, מעיר או מאשר, ורק אז זה יוצא להדפסה.

אפליקציה לצלמים: להתקין, ולקבל התראה כשהלקוח בחר

Light Studio לא נמצאת בחנות האפליקציות, וזה בכוונה: פותחים את המערכת בדפדפן בנייד או במחשב ומוסיפים אותה למסך הבית, והיא נפתחת משם כמו אפליקציה לצלמים לכל דבר, עם אייקון משלה ובלי שורת כתובת. אותה מערכת, אותם נתונים, בכל מכשיר, בעברית מימין לשמאל.

ההתקנה היא גם מה שמדליק את ההתראות. כשלקוח שולח את הבחירה שלו, הטלפון שלכם מקבל התראה גם כשהמערכת סגורה, ותזכורות מהיומן שהגדרתם כהתראה מגיעות לאותו מקום. ככה השאלה "הלקוח כבר בחר?" מפסיקה להיות משהו שבודקים, ונהיית משהו שמגיע אליכם.

שאלות נפוצות